GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS MDFGED

SPÉCIFICITÉS TECHNIQUES

L’apport d’une GED, c’est de faciliter la recherche de document. Indexer, ça veut dire ajouter des métadonnées.

Aujourd’hui, les entreprises reçoivent des millions de documents.

Les phases de stockage et d’indexation doivent donc être automatisées.

MDFICATION a développé une solution de gestion électronique documentaire afin de répondre au mieux à toutes les exigences de ses clients.

MDFICATION travaille actuellement sur la classification automatique, pour permettre au système de reconnaître le document et d’identifier sa place dans la GED, ainsi que sur les services qui peuvent en avoir l’utilité. Les documents, courriers… doivent être sécurisées. Dès que l’on parle de numérisation, la question de la cybersécurité inquiète.

La sécurité apportée par le numérique dépasse largement celle du papier. Copier un document et l’emmener reste très facile. Alors que l’envoyer par e-mail laisse des traces.

Une GED bien configurée ajoute une couche de sécurité, puisqu’il est possible de gérer les accès et les autorisations.

Le logiciel ou la plateforme sera même capable, le cas échéant, de signaler toute modification du document, voire de récupérer des versions antérieures.

• Caractéristiques et fonctionnalités de la solution :

La solution de gestion électronique de document  MDF GED  à mettre en place a pour principal objectif d’organiser le référencement des courriers reçus et envoyés et d’assurer le contrôle des opérations de pilotage et de suivi des courriers.

Il facilite dans un premier temps le référencement et la numérisation des documents ainsi que le suivi et la traçabilité des opérations et sera enrichi, au fur et à mesure de l’évolution du nouveau système à mettre en place, par plusieurs modules.

Les principales fonctionnalités sont :

• Gestion des courriers :

Enregistrement, numérisation, distribution des courriers, gestion des dossiers et de l’archivage, suivi des courriers, suivi des expéditeurs et destinataires (Gestionnaire d’annuaire électronique).

• Recherche et visualisation de l’information :

Recherche et visualisation de l’information, et optimisation des recherches par classifications et indexation des courriers par Code ou Mots clés suivant un plan de classement, cela permet le rapprochement des courriers liés.

• Workflow et suivi des documents :

Prise en compte des cheminements et des circuits de validation tout en s’appuyant sur une démarche qualité pour définir différentes règles de circulation des documents et de suivi des opérations effectuées par différentes unités.

Gestion procédurale des étapes de traitement et des circuits de validation.

Production d’une réponse rapide et de valeur par la maîtrise des délais de traitement.

Possibilité de gérer le cycle de vie dʼun document en modifiant ses propriétés (instructeur du courrier, dates limites, liens, alertes, etc.) selon des évènements extérieurs (arrivée dʼun courrier similaire, instructions, etc.).

• Rapports et Statistiques :

Suivre tous les documents transitant par le Bureau d’ordre.

Génération de rapports quotidiens et mensuels sur la circulation des documents.

Préparation des statistiques quantitatives (nombre de requêtes, volume du courrier institutionnel, nombre de requêtes satisfaites et en instance, etc…).

• Facilité d’administration et de configuration

Gestion des droits dʼaccès. Gestion des utilisateurs. Gestion des profils utilisateurs. Les droits dʼaccès sont définis par le B.O et les P.C sur la base dʼune classification des documents et des utilisateurs.